Cada vez que inicia un proyecto hay rituales o pasos que se repiten, reunión de traspaso con el area comercial, leer y entender el alcance del trabajo, repasar las comunicaciones que se mantuvieron en etapa de oferta, revisar o desarrollar el plan de ejecución del proyecto, definir el equipo de proyecto, negociar con las distintas areas funcionales para poblar el organigrama, realizar la reunión de lanzamiento con el equipo interno repasando el alcance del proyecto, los datos del cliente y los compromisos principales, iniciar las comunicaciones con el cliente, planear la reunión de lanzamiento con el cliente donde se definen las expectativas y los objetivos principales en conjunto entre otros.
El inicio de cada proyecto es un momento de adrenalina donde se dan los primeros pasos que van a definir el resultado final, se forman las primeras impresiones y se tiene la oportunidad de empezar a conformar las relaciones personales que nos ayudarán a lograr los objetivos a lo largo del proyecto. El lanzamiento puede ir de tener algunos traspies a ser caótico, a veces con presiones para mostrar rápidamente un avance financiero agresivo. El foco en esta etapa es el trabajo es decir entregables ya sean documentos o actividades.
Uno de estos pasos que van a impactar en la productividad en gran medida y que muchas veces se pierde de vista pasa por establecer los medios y métodos necesarios para la comunicación, i.e. los formatos de los distintos tipos de comunicaciones, Pedidos de Información (Request For Information), certificados, minutas de reunión, transmittals, listado de pendientes, acciones, reportes; los detalles, como se van a numerar, donde se van a almacenar, quien los va a enviar, quien los recibe (la matriz de comunicaciones) junto con los reportes asociados, cuantas RFI se emitieron, cuantas están cerradas, cuantas abiertas, cuantas abiertas y vencidas, multiplicado esto por cada comunicación.
Se inicia con lo que se tiene repitiendo formulas del pasado, no en vano se dice que el Project Manager es tan bueno como su último proyecto, en relación a que se aplican en general las soluciones del último proyecto incluyendo sus errores. Es muy común ver las comunicaciones que se envían por correo electrónico, y los reportes en planillas de cálculo ya sea por su versatilidad como porque es la herramienta a la que estamos acostumbrados en la industria.
El almacenar todos estos documentos y comunicaciones puede tener un nivel alto de complejidad, disco compartido, software designado, almacenamiento en la nube, estructura de carpetas, uso de metadata, ¿se comparte con el cliente? ¿o se genera un repositorio aparte?. Cambiar a mitad de camino es costoso en tiempo y recursos, amén de los errores que ocasiona. La multitud de herramientas reinantes hoy día agrega a la confusión, ¿que usar? Slack, Yammer, Teams, seguir con Mail, software comercial.
En uno de mis proyectos, cuando estaba listo para usar el mail, y los sistemas que venía usando desde años, me presentaron una nueva alternativa, en ese momento (2014) era un sistema que estaba creciendo, aún no tenía todas las prestaciones que hoy día ofrece, lo nuevo lo interesante era que tenía todas las herramientas (tipos de comunicaciones) que normalmente usaba en mis proyectos, pero lo mejor era su capacidad para integrarse con las herramientas de mi empresa y crear incluso aplicaciones a pedido del cliente (customizables), sumado a que permitía crear links entre los distintos tipos de comunicaciones.
El proyecto en el que estaba 1800 MMUSD de costo total instalado (TIC) tenía una gran cantidad de contratistas locales y extranjeros, con un equipo de proyecto distribuído en distintos países, el tráfico de comunicaciones era intenso, documentos, certificados (Payment Applications), RFI’s, etc, llegando a un acumulado de varias decenas de miles, aún así solo tuvimos 3 técnicos de control de documentos full time, cuando antes hubieramos necesitado no menos de 5.
Los dashboards ofrecían un reporte inmediato de los items pendientes de resolución, y los formatos y workflows de aprobación podían ajustarse de manera simple para atender los cambios que se presentaban. Pudiendo obtener reportes usables y actualizados con mínimo esfuerzo, al mismo tiempo los contratistas tenían acceso al sistema usándolo para su gestión en el día a día, usando la herramienta de reporte diario, la gestión de ordenes de cambio, los workflows de aprobación, los registros de las inspecciones de calidad en campo, y de items pendientes durante las caminatas de precomisionado enviando comentarios o información en forma centralizada através del sistema, lo que facilitaba el analisis de productividad del contratista y de eventos, proporcionando trazabilidad y transparencia ya que la información no estaba distribuída en distintas casillas de correo electrónico, o en múltiple sistemas.
Muchas veces inmersos en la forma en que siempre hicimos las cosas no nos damos cuenta de los tiempos improductivos asociados a realizar informes en forma manual, el tener que navegar en hojas y archivos a la hora de analizar datos históricos, detectar errores y preparar reportes consolidados de fin de período, y lso problemas que se presentan cuando falla una computadora o un disco, o se corrompe un archivo perdiendo así decenaa de horas de trabajo e información que podría resultar crítica en caso de un conflicto.
El sistema que usamos junto con mi equipo en esa oportunidad es Procore® hoy con facilidades y ventajas muy superiores a las que estaban disponibles 6 años atrás. El conocer el detalle de las comunicacinoes en un proyecto, contar con un plan de comunicaciones claro y común a todas las partes, fue uno de los aspectos que ayudaron a gerenciar el proyecto con un equipo reducido y altamente eficiente, logrando un rápido despliegue de la herramienta y capacitación del equipo.
Tomar en cuenta detalles como las herramientas que se van a aplicar en la comunicación es lo que al final del día hace la diferencia en los costos indirectos del proyecto, y los tiempos no productivos, siendo aplicable en todos los casos independientemente del tamaño y el tipo de proyecto.
